Hướng Dẫn Chuyển Đổi Từ Hóa Đơn Giấy Sang Hóa Đơn Điện Tử

Công văn 9585 / CTHN-TTHT

Theo đó, đối với đề nghị sử dụng hóa đơn điện tử khi đang sử dụng hóa đơn đặt hàng của cơ quan, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến ​​như sau:

Căn cứ Nghị định 123/2020 / NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ:

Điều 59 quy định về hiệu lực của:

– Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích các cơ quan, tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng các quy định về hóa đơn, chứng từ tiền điện. khai tử Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.

– Nghị định 51/2010 / NĐ-CP, Nghị định 04/2014 / NĐ-CP, Nghị định 119/2018 / NĐ-CP tiếp tục có hiệu lực thi hành đến hết ngày 30/06/2022.

Điều 60 quy định về xử lý chuyển tiếp:

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. , đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày Nghị định này ban hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn hiện có kể từ ngày Nghị định này ban hành đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2012 và thực hiện các thủ tục sau: Thủ tục về hóa đơn theo quy định tại Nghị định. 51/2010 / NĐCP và Nghị định 04/2014 / NĐ-CP.

– Căn cứ Thông tư 32/2011 / TT-BTC hướng dẫn tạo, phát hành, sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

+ Tại Khoản 2 Điều 4 hướng dẫn như sau:

“2. Điều kiện của người lập hóa đơn

Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau đây gọi là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Là tổ chức kinh tế đủ điều kiện và thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc các tổ chức kinh tế sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

b) Có địa điểm, đường truyền thông tin, mạng thông tin, thiết bị liên lạc đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;

. c) Có đội ngũ cán bộ thực thi đủ trình độ, năng lực tương xứng với yêu cầu khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;

d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

đ) Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, bảo đảm dữ liệu hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu kế toán). thanh toán tại thời điểm xuất hóa đơn.

e) Có quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ, bao gồm: –

– Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các tiêu chuẩn của hệ thống lưu trữ dữ liệu;

– Có quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử cho người vận chuyển thông tin hoặc sao lưu toàn bộ dữ liệu trực tuyến.

+ Tại Khoản 1, Khoản 2, Điều 7 hướng dẫn như sau:

“thứ nhất. Tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng hóa đơn, thiết lập đầy đủ thông tin người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hóa, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật.

Trước khi tạo hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ban hành quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng giấy hoặc văn bản điện tử gửi qua cổng thông tin điện tử. thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này).

Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử bao gồm các nội dung chính sau đây:

– Tên hệ thống thiết bị (tên phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử.

Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động trên cơ sở công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.

– Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật của hóa đơn điện tử và phần mềm ứng dụng;

– Quá trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong tổ chức.

– Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan đến việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong tổ chức, bao gồm cả trách nhiệm của người được ủy quyền chuyển đổi hóa đơn. hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

2. Phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) bao gồm các thông tin sau: tên cơ sở phát hành hóa đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn , ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số thông báo phát hành hóa đơn (từ số … đến số …)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và con dấu của đơn vị (trường hợp Thông báo phát hành được gửi đến cơ quan thuế bằng bản giấy); hoặc chữ ký điện tử của cơ quan cấp (trường hợp được gửi đến cơ quan thuế theo phương thức điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế).

Trường hợp có thay đổi địa chỉ kinh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó ghi rõ số hóa đơn chưa sử dụng. tiếp tục sử dụng.

Trường hợp nội dung thông báo phát hành có sự thay đổi thì tổ chức, đơn vị khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này.

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ký điện tử trên hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế bằng phương thức điện tử.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải được niêm yết tại trụ sở của đơn vị khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của đơn vị khởi tạo hóa đơn điện tử. trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử. ”

Căn cứ Thông tư 39/2014 / TT-BTC và Nghị định 4/2014 / NĐ-CP:

+ Tại Khoản 1 Điều 11 hướng dẫn như sau:

“thứ nhất. Cơ quan thuế bán hóa đơn cho các đối tượng sau đây:

a) Các tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án).

Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh là tổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và các luật chuyên ngành khác.

b) Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh;

c) Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ phần trăm nhân với doanh thu.

d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in rủi ro cao về thuế;

đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm về hóa đơn sẽ bị xử lý hành chính về hành vi trốn thuế, gian lận thuế.

Doanh nghiệp hướng dẫn tại điểm d và điểm đ khoản này phải mua hóa đơn của cơ quan thuế trong thời hạn 12 tháng. Hết thời hạn 12 tháng, căn cứ vào tình hình sử dụng hóa đơn, kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp và yêu cầu của doanh nghiệp, trong thời hạn 05 ngày làm việc, cơ quan thuế có văn bản thông báo cho doanh nghiệp chuyển sang tự lập. hóa đơn sử dụng hoặc tiếp tục mua hóa đơn của cơ quan thuế nếu không đủ điều kiện đặt in, đặt in hóa đơn (mẫu số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Tổ chức, doanh nghiệp đủ điều kiện mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành chuyển sang hình thức tự tạo hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử để sử dụng thì phải ngừng sử dụng hóa đơn đã mua của cơ quan thuế. kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tự tạo theo hướng dẫn tại Điều 21 Thông tư này. ”

+ Tại điểm b khoản 2 Điều 12 hướng dẫn như sau:

Trường hợp tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng thì tổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn phải tiêu hủy hóa đơn theo hướng dẫn tại Điều 29 Thông tư này.

+ Tại Điều 27 (đã được sửa đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư 119/2014 / TTBTC) hướng dẫn như sau:

Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ trường hợp được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, bao gồm: hóa đơn trong kỳ. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý I nộp chậm nhất là ngày 30 tháng 4; Quý II nộp chậm nhất là ngày 30 tháng 7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30 tháng 10 và quý IV chậm nhất là ngày 30 tháng 01 năm sau (mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). . Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn thì trên Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn đã sử dụng bằng 0 (= 0).

Riêng các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in mà vi phạm thì không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in. Doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế được mua hóa đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn. Tại Điều 11 Thông tư này, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được nộp theo tháng.

Căn cứ quy định trên, Công ty đã sử dụng hóa đơn mua hàng của cơ quan thuế từ tháng 11/2016 đến nay, thời hạn sử dụng là 12 tháng). Trường hợp Công ty đáp ứng đủ điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 4, Khoản 1 Điều 7 Thông tư 32/2011 / TT-BTC thì được sử dụng hóa đơn điện tử. Trước khi sử dụng, đề nghị Công ty lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 1 Thông tư 32/2011 / TT-BTC.

Công ty phải ngừng sử dụng hóa đơn đã mua của cơ quan thuế kể từ ngày sử dụng hóa đơn điện tử và hủy các hóa đơn đã mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng theo quy định tại Thông tư 39/2014 / TT-BTC. Công ty có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng từ ngày đầu tháng đến hết ngày ngừng sử dụng hóa đơn đã mua cho cơ quan thuế và chuyển sang nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý. đến cơ quan. thuế kể từ ngày tiếp theo quy định tại Điều 27 Thông tư 39/2014 / TT-BTC nêu trên.

Công ty phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc lập, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.