Thủ tục đăng ký công ty 2026 - Hồ sơ, các bước và thời gian

Tóm tắt bài viết Xem tóm tắt

Thủ tục đăng ký công ty hiện gói gọn trong 1 bộ hồ sơ, nộp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh và có kết quả sau 3 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ. Nghe thì nhanh. Thực tế, phần lớn hồ sơ chậm lại không phải do cơ quan nhà nước, mà do người nộp kê khai thiếu hoặc sai ngay từ đầu.

Trong luật, thủ tục này có tên chính thức là đăng ký doanh nghiệp. Bài viết đi theo đúng trình tự bạn sẽ làm khi thành lập công ty, từ lúc chuẩn bị đến khi nhận kết quả. Nội dung đối chiếu với Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi năm 2025), Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Nghị định 296/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 23/7/2026.

Thủ tục đăng ký công ty gồm những bước nào?

Nhìn tổng thể, bạn sẽ đi qua 5 bước:

Chốt 5 thông tin nền: tên, địa chỉ, ngành nghề, vốn, người đại diện.
Soạn và ký hồ sơ theo đúng loại hình công ty.
Nộp hồ sơ qua mạng, trực tiếp hoặc qua bưu chính.
Theo dõi kết quả, sửa đổi nếu nhận được thông báo.
Nhận giấy chứng nhận và hoàn tất các việc sau đăng ký.

Bước 1 không nằm trong biểu mẫu nào. Nhưng đây lại là nơi phát sinh phần lớn sai sót.

Chuẩn bị thông tin trước khi đăng ký

Tên công ty

Tên gồm 2 phần: loại hình và tên riêng. Tên không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký trên toàn quốc. Bạn nên tra trước trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và tra thêm nhãn hiệu đã được bảo hộ.

Địa chỉ trụ sở

Địa chỉ phải xác định được và ghi theo đơn vị hành chính mới. Từ 1/7/2025 không còn cấp quận, huyện, nên địa chỉ chỉ gồm số nhà, đường, phường hoặc xã, tỉnh hoặc thành phố. Căn hộ chung cư chỉ có chức năng để ở không dùng làm trụ sở được.

Ngành nghề kinh doanh

Mỗi ngành ghi theo mã cấp 4 của Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Ngành nghề có điều kiện vẫn đăng ký được, nhưng chỉ được kinh doanh khi đã đủ điều kiện.

Vốn điều lệ

Luật không đặt mức tối thiểu, trừ các ngành yêu cầu vốn pháp định. Điều cần nhớ là thời hạn: vốn phải góp đủ trong 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận.

Tình huống khá quen: chủ doanh nghiệp đăng ký vốn 5 tỷ đồng "cho đẹp hồ sơ", thực góp 500 triệu. Hết 90 ngày, công ty phải làm thủ tục giảm vốn và có thể bị phạt.

Người đại diện theo pháp luật

Doanh nghiệp phải có ít nhất 1 người đại diện cư trú tại Việt Nam và không thuộc nhóm bị cấm quản lý doanh nghiệp, ví dụ cán bộ, công chức. Nếu nộp qua mạng, người này cần tài khoản định danh điện tử.

Hồ sơ đăng ký công ty gồm những gì?

Thành phần hồ sơ thay đổi theo loại hình. Doanh nghiệp tư nhân không phải là công ty nhưng đi cùng một thủ tục, nên được đưa vào để bạn so sánh:

Giấy tờ	Doanh nghiệp tư nhân	Công ty TNHH	Công ty cổ phần
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp	Có	Có	Có
Điều lệ công ty	Không	Có	Có
Danh sách thành viên, cổ đông sáng lập	Không	Có (từ 2 thành viên)	Có
Kê khai chủ sở hữu hưởng lợi	Không	Có	Có
Giấy tờ pháp lý của người góp vốn	Có	Có	Có

Biểu mẫu áp dụng theo Thông tư 68/2025/TT-BTC. Bạn chỉ nộp 1 bộ, kèm văn bản ủy quyền nếu nhờ người khác nộp thay.

Phần hay bị xem nhẹ nhất là chủ sở hữu hưởng lợi. Từ 23/7/2026, mục này không được để trống và tỷ lệ sở hữu của người trong cùng gia đình được cộng gộp. Ví dụ: vợ góp 15%, chồng góp 15%, tổng 30% là vượt ngưỡng 25%. Cả 2 người đều phải kê khai.

Mẫu và cách điền từng loại giấy tờ có trong bài chi tiết về bộ hồ sơ thành lập doanh nghiệp.

Cách nộp hồ sơ đăng ký công ty

Nơi tiếp nhận là Cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính, tại tỉnh hoặc thành phố đặt trụ sở chính.

Nộp qua mạng

Đây là cách phổ biến nhất. Người nộp đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VNeID, kê khai, tải giấy tờ đã ký, thanh toán phí rồi xác thực điện tử.

Điểm mới: nếu chính người có thẩm quyền ký tự kê khai trên hệ thống, giấy đề nghị không cần ký số hay tải lên nữa.

Nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính

Hai cách này vẫn được chấp nhận, hợp với người chưa quen thao tác điện tử. Bù lại, bạn mất công đi lại và phải nộp lệ phí 25.000 đồng/lần (mức áp dụng đến hết 31/12/2026).

Nộp qua mạng thì được miễn lệ phí. Cách nào cũng có thêm 100.000 đồng phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký công ty

Thời hạn luật định là 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. Chữ "hợp lệ" rất quan trọng: mỗi lần bị yêu cầu sửa, thời hạn này tính lại từ đầu.

Thực tế, hồ sơ chuẩn bị kỹ thường xong trong 3 đến 5 ngày làm việc. Sửa 2 lần thì có thể mất 2 tuần.

Những trường hợp hồ sơ có thể bị yêu cầu sửa đổi

Khi hồ sơ chưa đạt, cơ quan đăng ký gửi 1 thông báo nêu toàn bộ nội dung cần sửa. Lý do hay gặp:

Tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác.
Địa chỉ ghi theo quận, huyện cũ hoặc đặt tại căn hộ chỉ để ở.
Mã ngành sai cấp, thông tin cá nhân lệch với dữ liệu dân cư.
Thiếu chữ ký, hoặc giấy đề nghị và điều lệ không khớp nhau.

Lấy một ví dụ rất đời thường. Người nộp tại TP.HCM ghi trụ sở ở "phường Bến Nghé, quận 1" theo thói quen, trong khi địa chỉ này nay thuộc phường Sài Gòn. Chỉ một dòng. Mất thêm gần 1 tuần.

Nhận thông báo rồi thì nên sửa sớm, vì hồ sơ để quá hạn bổ sung sẽ bị hủy trên hệ thống.

Nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Trên giấy chứng nhận có 4 nhóm thông tin: tên và mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, người đại diện, vốn điều lệ. Ngành nghề không ghi trên giấy này. Mã số doanh nghiệp cũng chính là mã số thuế.

Nhận xong, hãy đọc lại từng dòng. Sai sót lúc này được hiệu đính khá nhanh, còn để đến khi đã ký hợp đồng thì phiền hơn nhiều.

Cần làm gì sau khi đăng ký công ty?

Có giấy chứng nhận chưa phải là xong. Trong vài tuần đầu, công ty cần:

Gắn biển hiệu tại trụ sở, khắc con dấu nếu cần dùng.
Mở tài khoản ngân hàng, mua chữ ký số.
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, hoàn tất khai thuế ban đầu.
Góp đủ vốn trong 90 ngày, lập sổ đăng ký thành viên hoặc cổ đông.
Xin giấy phép con nếu kinh doanh ngành có điều kiện.

Tin dễ chịu: từ 1/1/2026 không còn phải kê khai và nộp lệ phí môn bài.

Những lỗi thường gặp khi đăng ký công ty

Nhóm lỗi này không khiến hồ sơ bị trả. Chúng âm thầm gây rắc rối về sau.

Phổ biến nhất là ký điều lệ mẫu mà không đọc. Điều lệ quyết định ai có quyền gì khi các thành viên bất đồng, nên tải một bản trên mạng về ký là khá liều.

Kế đến là nhờ người khác đứng tên. Nghị định 296/2026/NĐ-CP đã nêu rõ nguyên tắc không đứng tên thay người khác để góp vốn.

Và đừng nhầm giấy chứng nhận với giấy phép hoạt động. Một công ty du lịch nhận giấy hôm thứ 2, đến thứ 4 đã bán tour nước ngoài dù chưa có giấy phép lữ hành quốc tế. Đó là vi phạm, và mức phạt không nhẹ.

Câu hỏi thường gặp về thủ tục đăng ký công ty

Có cần hộ khẩu tại nơi đặt trụ sở không?

Không. Luật không yêu cầu điều này.

Có thể nhờ người khác nộp hồ sơ không?

Được, khi có văn bản ủy quyền. Nộp qua mạng thì người ủy quyền phải xác thực điện tử.

Tổng phí nhà nước là bao nhiêu?

Nộp qua mạng hết 100.000 đồng phí công bố. Nộp trực tiếp hiện là 125.000 đồng.

Thủ tục đăng ký công ty khác gì đăng ký hộ kinh doanh?

Hộ kinh doanh đăng ký tại cấp xã. Công ty đăng ký tại cấp tỉnh, có nghĩa vụ kế toán và thuế chặt chẽ hơn.

Kết luận

Thủ tục đăng ký công ty không khó nếu tách bạch 2 việc. Phần giấy tờ thì ai cũng làm được khi có mẫu. Phần quyết định như chọn vốn, soạn điều lệ, xác định chủ sở hữu hưởng lợi mới là chỗ nên dành thời gian. Sửa sau luôn tốn kém hơn làm đúng từ đầu.

Còn vướng ở bước nào, bạn có thể hỏi luật sư của LHD Law Firm:

TP.HCM: Tầng 7, Tòa nhà HP, 60 Nguyễn Văn Thủ, phường Tân Định - 02822446739
Hà Nội: Tầng 4, Tòa nhà Anh Minh, 36 Hoàng Cầu, phường Ô Chợ Dừa - 02462604011
Đà Nẵng: 71 Lý Tự Trọng, phường Thạch Thang - 0905987929
Email: all@lhdfirm.com

Viết và kiểm duyệt: Nguyễn Bích Thuận

CÂU HỎI LIÊN QUAN

Đối với doanh nghiệp 100% vốn Việt Nam, thời gian hoàn tất thủ tục và nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) thường từ 3 - 5 ngày làm việc kể từ khi Sở Kế hoạch và Đầu tư nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Theo Luật Doanh nghiệp hiện hành, đối với các ngành nghề kinh doanh thông thường, pháp luật không yêu cầu doanh nghiệp phải chứng minh vốn điều lệ trong tài khoản ngân hàng tại thời điểm nộp hồ sơ. Các cổ đông/thành viên có thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để góp đủ số vốn đã cam kết.

Có. Nhà đầu tư nước ngoài hoàn toàn có thể thành lập doanh nghiệp 100% vốn FDI tại Việt Nam. Tuy nhiên, điều này phụ thuộc vào mã ngành nghề kinh doanh mà nhà đầu tư dự kiến hoạt động. Một số ngành nghề đặc thù theo cam kết WTO và Luật Đầu tư sẽ có quy định giới hạn tỷ lệ sở hữu vốn nước ngoài (ví dụ: logistics, quảng cáo) hoặc yêu cầu phải liên doanh với đối tác trong nước.

Có. Ngay cả khi chưa xuất hóa đơn hay chưa có doanh thu, công ty mới thành lập vẫn có nghĩa vụ:

Nộp Thuế môn bài hàng năm (được miễn phí năm đầu tiên thành lập theo quy định hiện hành).
Thực hiện việc kê khai thuế định kỳ (hàng quý/năm) đúng hạn theo tình trạng "kê khai trắng" (doanh thu bằng 0) để tránh bị cơ quan thuế phạt hành chính hoặc khóa mã số thuế.

Đối với đa số các ngành nghề kinh doanh thông thường, pháp luật không yêu cầu Giám đốc/Người đại diện theo pháp luật phải có bằng cấp. Bằng cấp và chứng chỉ hành nghề chỉ bắt buộc đối với một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện đặc thù như: Dịch vụ kế toán, dịch vụ kiểm toán, phòng khám y tế, hoặc kinh doanh dược phẩm.

Một cá nhân có thể tham gia góp vốn, mua cổ phần tại không giới hạn số lượng công ty Cổ phần hoặc công ty TNHH 2 thành viên trở lên. Tuy nhiên, nếu thành lập Công ty TNHH 1 thành viên hoặc Doanh nghiệp tư nhân, cá nhân đó chỉ được quyền làm chủ duy nhất một Doanh nghiệp tư nhân.

Viết và kiểm duyệt Nguyễn Bích Thuận