Giấy Phép Lao Động: Điều Kiện Và Thủ Tục Làm Nhanh Nhất

Dịch vụ giấy phép lao động là một dịch vụ cung cấp bởi các cơ quan chức năng nhằm cấp phép cho người lao động được phép làm việc tại một địa điểm nhất định hoặc trong một ngành nghề cụ thể. Việc cấp giấy phép lao động nhằm đảm bảo rằng các người lao động lành nghề và được bảo vệ theo quy định pháp luật.

Đối với các doanh nghiệp, việc có giấy phép lao động là cần thiết để đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động và tránh các rủi ro pháp lý. Do đó, các doanh nghiệp có thể tìm đến các đơn vị cung cấp dịch vụ giấy phép lao động để được hỗ trợ và tư vấn về các thủ tục cần thiết để đăng ký và cấp giấy phép lao động cho nhân viên của mình.

Văn bản pháp luật hướng dẫn thủ tục cấp giấy phép lao động

Bộ luật Lao động 2019 đã có hiệu lực từ ngày 1/1/2021 và Nghị định 152/2020 NĐ-CP ban hành ngày 30/12/2020 đã quy định về việc tuyển dụng, quản lý người lao động Việt Nam làm việc cho tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam cũng như người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

Người nước ngoài được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam cần có điều kiện gì?

Theo đó, để được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam, người nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện sau:

Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và đủ 18 tuổi trở lên. 

Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề và kinh nghiệm làm việc, đồng thời có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ Y tế.

Không phải là đối tượng đang trong thời gian chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài cũng như pháp luật Việt Nam.

Người lao động nước ngoài chỉ được làm việc tại Việt Nam khi có giấy phép lao động được cấp bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam, trừ trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo quy định tại Điều 154 của Bộ luật Lao động năm 2019.

Khi làm việc tại Việt Nam, người lao động nước ngoài phải tuân thủ các quy định về lao động được quy định trong pháp luật Việt Nam và được bảo vệ theo quy định của pháp luật Việt Nam. Nếu có điều khoản trong các hiệp định quốc tế mà Việt Nam là thành viên và có quy định khác, thì người lao động nước ngoài sẽ tuân theo các quy định đó.

Ai thuộc đối tượng người nước ngoài được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam?

Để được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam, người nước ngoài phải thuộc các đối tượng sau đây:

Ký kết hợp đồng lao động và làm việc tại Việt Nam.

Chuyển công tác trong nội bộ doanh nghiệp.

Là nhà đầu tư góp vốn vào công ty Việt Nam, hoặc thành lập công ty Việt Nam với vốn dưới 3 tỷ đồng Việt Nam.

Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về tài chính, ngân hàng, kinh tế, thương mại, bảo hiểm, văn hóa, thể thao, khoa học kỹ thuật, giáo dục, giáo dục nghề nghiệp và y tế.

Là nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.

Chào bán dịch vụ.

Làm việc cho tổ chức quốc tế tại Việt Nam hoặc tổ chức phi chính phủ nước ngoài được phép hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Là tình nguyện viên.

Là người chịu trách nhiệm thành lập đại diện thương mại.

Là giám đốc điều hành, chuyên gia, nhà quản lý, lao động kỹ thuật.

Tham gia thực hiện dự án hoặc các gói thầu tại Việt Nam.

Là thân nhân thành viên của cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam, được phép làm việc tại Việt Nam theo quy định của điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Danh mục hồ sơ và những lưu ý về hồ sơ cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài

Danh mục hồ sơ cấp giấy phép lao động cần chuẩn bị

Thông tin hồ sơ cần chuẩn bị để cấp giấy phép lao động

Để được cấp giấy phép lao động, người lao động nước ngoài cần chuẩn bị những thông tin sau đây:

Giấy chứng nhận đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế hoặc giấy khám sức khỏe, giấy chứng nhận sức khỏe do cơ quan, tổ chức y tế có thẩm quyền cấp trong vòng 12 tháng (tính từ ngày được ký kết luận đến ngày nộp hồ sơ)

Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận rằng người lao động nước ngoài không thuộc đối tượng đang trong thời gian chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài và cả của Việt Nam.

Những lưu ý về phiếu lý lịch tư pháp trong hồ sơ cấp giấy phép lao động

Các lưu ý về phiếu lý lịch tư pháp trong hồ sơ cấp giấy phép lao động như sau:

Đối với phiếu lý lịch tư pháp cấp tại nước ngoài, nó phải được cấp trong vòng 6 tháng và xác nhận rằng người lao động nước ngoài không đang chấp hành án phạt hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Nếu người lao động nước ngoài đang có tạm trú và cư trú tại Việt Nam, phiếu lý lịch tư pháp có thể được cấp tại Sở Tư pháp nơi người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam. Tuy nhiên, thời hạn của phiếu lý lịch tư pháp này cũng không được quá 6 tháng, kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ.

Văn bản, giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, chuyên gia, giám đốc điều hành, lao động kỹ thuật

Các văn bản và giấy tờ chứng minh được coi là chứng minh cho những người là giám đốc điều hành, nhà quản lý, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật như sau:

Có bằng đại học trở lên hoặc văn bằng có trình độ tương đương và có kinh nghiệm trong chuyên ngành ít nhất 3 năm được đào tạo phù hợp với vị trí công việc mà người nước ngoài dự định làm tại Việt Nam.

Có chứng chỉ hành nghề và có ít nhất 5 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc mà người nước ngoài dự định làm tại Việt Nam.

Là nhà quản lý của một doanh nghiệp hoặc là người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu của một cơ quan, tổ chức.

Giám đốc điều hành là người đứng đầu và trực tiếp điều hành đơn vị trực thuộc cơ quan,  doanh nghiệp, tổ chức.

Lao động kỹ thuật được xác định trong một trong những trường hợp sau đây:

Được đào tạo ít nhất 1 năm trong chuyên ngành kỹ thuật hoặc chuyên ngành khác và làm việc ít nhất 3 năm trong chuyên ngành được đào tạo;

Với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam phải có ít nhất 5 năm kinh nghiệm.

Lưu ý rằng giấy tờ chứng minh cho chuyên gia và lao động kỹ thuật bao gồm các văn bằng, chứng chỉ và văn bản xác nhận từ cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm của chuyên gia và lao động kỹ thuật.

Ảnh nộp cùng hồ sơ

Điều kiện nộp hồ sơ bao gồm 02 ảnh màu có kích thước 4cm x 6cm, nền phông trắng, chụp mặt nhìn thẳng, đầu không che và không đeo kính màu. Hình ảnh phải được chụp trong vòng 6 tháng tính từ ngày nộp hồ sơ.

Bản sao giấy tờ cá nhân

Bản sao giấy tờ cá nhân bao gồm hộ chiếu có chứng thực và còn giá trị theo quy định của pháp luật. Bản sao này phải bao gồm tất cả các trang của hộ chiếu.

Các giấy tờ khác

Đối với người lao động nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, cần có các giấy tờ sau đây:

Văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử sang người lao động làm việc tại địa điểm thương mại của doanh nghiệp nước ngoài đó trên lãnh thổ Việt Nam;

Văn bản xác nhận người lao động nước ngoài đã được tuyển dụng bởi doanh nghiệp nước ngoài đó trước khi làm việc tại Việt Nam, với thời gian làm việc liên tục ít nhất 12 tháng;

Đối với người lao động nước ngoài thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận theo quy định, cần có các giấy tờ sau:

Thỏa thuận ký kết giữa hoặc hợp đồng đối tác phía Việt Nam và phía nước ngoài

Hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa đối tác Việt Nam và đối tác nước ngoài phải được cung cấp, trong đó phải có thỏa thuận về việc người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

Nếu người lao động nước ngoài là nhà cung cấp dịch vụ, thì cần có hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa đối tác ở Việt Nam và nước ngoài, và giấy tờ chứng minh rằng người lao động đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam trong ít nhất 02 năm.

Đối với người lao động nước ngoài cung cấp dịch vụ, yêu cầu phải có bản văn bản của nhà cung cấp dịch vụ xác nhận việc cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để thực hiện đàm phán cung cấp dịch vụ.

Đối với người lao động nước ngoài làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế tại Việt Nam, phải có văn bản của cơ quan hoặc tổ chức cử người lao động nước ngoài đến làm việc và giấy phép hoạt động của tổ chức phi chính phủ nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế tại Việt Nam theo quy định của pháp luật.

Với người lao động nước ngoài là giám đốc điều hành, nhà quản lý, chuyên gia, lao động kỹ thuật, phải có văn bản của doanh nghiệp, cơ quan hoặc tổ chức nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam và phù hợp với vị trí dự định làm việc.

Một số lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ cấp giấy phép lao động

Các lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ cấp giấy phép lao động:

Tất cả các giấy tờ của người nước ngoài phải được cấp tại nước ngoài và hợp pháp hóa lãnh sự trước khi dịch sang tiếng Việt và công chứng, trừ khi có các quy định miễn hợp pháp hóa lãnh sự của pháp luật Việt Nam hoặc các điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

Các giấy tờ và hồ sơ phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng trước khi nộp hồ sơ.

Nếu có bất kỳ thay đổi nào trong giấy tờ hoặc hồ sơ, người nộp hồ sơ phải cập nhật và cung cấp các thông tin mới cho cơ quan có thẩm quyền.

Nếu có thắc mắc hoặc vướng mắc liên quan đến các giấy tờ hoặc hồ sơ, người nộp hồ sơ cần liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để được giải đáp và hỗ trợ.

Quy trình cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam 

Bước 1: Xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động là người nước ngoài

Trước khi tuyển dụng người lao động nước ngoài, nhà sử dụng lao động (trừ nhà thầu) phải gửi báo cáo giải trình về nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài cho Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ít nhất 30 ngày trước khi dự kiến sử dụng.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài hợp lệ, cơ quan chấp thuận sẽ thông báo kết quả qua email của người sử dụng lao động. Nếu hồ sơ nộp chưa hợp lệ, cơ quan chấp thuận sẽ thông báo chỉnh sửa. 

Hồ sơ bao gồm bản sao đăng ký kinh doanh của công ty và mẫu báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (theo mẫu số 01 Phụ lục 01 Nghị định số 152/2020/NĐ-CP).

Bước 2: Nộp hồ sơ cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài

Trước khi người lao động nước ngoài bắt đầu làm việc cho người sử dụng lao động, người sử dụng lao động phải khai thông tin vào tờ khai và nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động theo quy định thông qua cổng thông tin điện tử đến cơ quan cấp giấy phép lao động trước ít nhất 15 ngày làm việc. 

Số lượng hồ sơ cần nộp là 1 bộ. Hồ sơ được nộp trực tiếp tại Bộ phận 1 cửa của cơ quan cấp giấy phép lao động hoặc thông qua hệ thống cổng thông tin điện tử http://dvc.vieclamvietnam.gov.vn. Số lượng hồ sơ là 01 bộ và thời gian giải quyết là 05 ngày làm việc.

Bước 3: Ký kết hợp đồng lao động và báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ban quản lý các khu chế xuất và công nghiệp của tỉnh/thành phố

Người nước ngoài sau khi được cấp giấy phép lao động, Doanh nghiệp (Người sử dụng lao động) cần thực hiện các thủ tục sau đây: 

Ký kết hợp đồng lao động với người được cấp giấy phép lao động

Thực hiện đóng BHYT và BHXH cho người lao động nước ngoài. Từ ngày 01/01/2018, người lao động nước ngoài cũng là đối tượng bắt buộc tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2014 nếu đã được cấp giấy phép lao động, giấy phép hành nghề hoặc chứng chỉ hành nghề bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.

Ngoài ra, Doanh nghiệp cần báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ban quản lý các khu công nghiệp và chế xuất của tỉnh chỉ khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trường hợp người sử dụng lao động (trừ nhà thầu), thì không phải thực hiện chế độ báo cáo định kỳ.

Bước 4: Cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài theo thời hạn của giấy phép lao động 

Ngay sau khi người lao động nước ngoài  đã được cấp giấy phép lao động. Thời hạn tối đa của giấy phép lao động là 02 năm, do đó thời gian tối đa của thẻ tạm trú cũng là 02 năm, phù hợp với giấy phép lao động.

Để xin cấp thẻ tạm trú, người nước ngoài cần chuẩn bị hồ sơ gồm:

Văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đang mời, bảo lãnh (thường là người sử dụng lao động).

Tờ khai đề nghị cấp thẻ tạm trú có dán ảnh (theo mẫu NA8 được ban hành kèm theo Thông tư số 04/2015/TT-BCA). Tờ khai này phải được người đề nghị cấp thẻ tạm trú ký tên và ghi rõ họ tên. Cơ quan hoặc tổ chức bảo lãnh cần đóng dấu giáp lai ảnh và tờ khai, sau đó đóng dấu treo ở bên còn lại.

Hộ chiếu còn thời hạn của người đề nghị cấp thẻ tạm trú.

Giấy phép lao động  nếu có) của người đề nghị cấp thẻ tạm trú.

03 ảnh màu (phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, kích thước 2cm x 3cm), tính đến ngày nộp hồ sơ ảnh chụp không quá 06 tháng.

Giấy xác nhận tạm trú do Công an xã/phường nơi người nước ngoài đang tạm trú xác nhận.

Tài liệu chứng minh tư cách pháp nhân của đơn vị bảo lãnh.

Lưu ý: Nếu người lao động kết thúc hợp đồng lao động với doanh nghiệp hoặc tổ chức, thì cần thu hồi lại giấy phép lao động và thẻ tạm trú đã cấp cho người nước ngoài để tránh các trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp hoặc tổ chức xảy ra (nếu có).

Thời hạn của giấy phép lao động kéo dài trong bao lâu?

2 năm là thời hạn tối đa của giấy phép lao động. Nếu được gia hạn, thì chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa là 2 năm.

Tài liệu nào phải được hợp pháp hóa lãnh sự?

Các tài liệu được cấp hoặc ban hành bởi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài mà người lao động nước ngoài nộp trong hồ sơ để đăng ký cấp giấy phép lao động phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Ai được sử dụng người lao động nước ngoài?

Mọi công ty, doanh nghiệp, tổ chức hoạt động hợp pháp tại Việt Nam đều có thể sử dụng người lao động nước ngoài. Tuy nhiên, đơn vị sử dụng người lao động nước ngoài phải tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật.