Cẩm nang chi tiết nhất 2025 về thủ tục thành lập công ty cho startup. Hướng dẫn từng bước lựa chọn loại hình, vốn điều lệ, đặt tên, chuẩn bị hồ sơ và các việc cần làm sau khi có giấy phép, cập nhật theo Luật Doanh nghiệp và Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Khởi Nghiệp 2025 - Xây Dựng Nền Móng Doanh Nghiệp Bền Vững Từ Bước Đi Đầu Tiên

Bước vào hành trình khởi nghiệp tại Việt Nam năm 2025 là một quyết định đầy tham vọng, mở ra vô số cơ hội trong một thị trường năng động. Tuy nhiên, song hành cùng những cơ hội đó là một hệ thống các quy định pháp lý ngày càng chặt chẽ và phức tạp. Việc thành lập công ty không đơn thuần là một thủ tục hành chính; đó là bước đi đặt nền móng pháp lý đầu tiên, quyết định đến sự an toàn, ổn định và khả năng phát triển bền vững của toàn bộ doanh nghiệp trong tương lai. Bất kỳ một sai sót nào trong giai đoạn này, dù là nhỏ nhất, cũng có thể dẫn đến những rủi ro tốn kém về thời gian, tài chính và thậm chí là các tranh chấp không đáng có sau này.

Thấu hiểu những lo lắng và thách thức mà các nhà sáng lập phải đối mặt, cẩm nang này được biên soạn như một lộ trình chi tiết và toàn diện nhất, một người bạn đồng hành đáng tin cậy trên chặng đường khởi sự kinh doanh. Bài viết sẽ không chỉ liệt kê các bước thủ tục một cách máy móc, mà sẽ đi sâu phân tích, giải thích và cung cấp những lời khuyên chiến lược, giúp bạn đưa ra những quyết định sáng suốt ngay từ đầu.

Toàn bộ nội dung được xây dựng dựa trên kinh nghiệm tư vấn thực tiễn cho hàng ngàn doanh nghiệp và được cập nhật chính xác theo những thay đổi quan trọng nhất của hệ thống pháp luật Việt Nam, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, bao gồm Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp 1 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.3 Từ việc lựa chọn loại hình doanh nghiệp, xác định vốn điều lệ, cho đến quy trình nộp hồ sơ và các nghĩa vụ bắt buộc sau khi có giấy phép, tất cả sẽ được trình bày một cách rõ ràng, logic và dễ áp dụng, giúp bạn tự tin xây dựng một nền móng doanh nghiệp vững chắc.

7 Vấn Đề Cốt Lõi Cần Quyết Định TRƯỚC KHI Nộp Hồ Sơ

Trước khi điền bất kỳ thông tin nào vào hồ sơ đăng ký, các nhà sáng lập cần ngồi lại và thống nhất những quyết định mang tính chiến lược. Đây là những yếu tố định hình nên "bộ gen" của công ty, ảnh hưởng sâu sắc đến cấu trúc quản trị, trách nhiệm pháp lý, và đặc biệt là khả năng tăng trưởng, huy động vốn trong tương lai.

1.1. Lựa chọn Loại hình Doanh nghiệp: TNHH hay Cổ phần?

Việc lựa chọn giữa Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) và Công ty Cổ phần (CP) không chỉ là một quyết định pháp lý mà còn là một định hướng chiến lược quan trọng, đặc biệt đối với các startup có tầm nhìn dài hạn về việc gọi vốn đầu tư.5

• Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH): Bao gồm hai dạng là Công ty TNHH một thành viên (do một cá nhân hoặc tổ chức làm chủ) và Công ty TNHH hai thành viên trở lên (từ 2 đến 50 thành viên).

• Ưu điểm: Cấu trúc quản trị đơn giản, gọn nhẹ. Việc chuyển nhượng vốn góp được kiểm soát chặt chẽ, giúp các nhà sáng lập dễ dàng duy trì quyền kiểm soát và tránh sự thâm nhập của các thành viên không mong muốn. Trách nhiệm của các thành viên chỉ giới hạn trong phạm vi số vốn đã góp, giúp bảo vệ tài sản cá nhân. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các startup ở giai đoạn đầu, các doanh nghiệp gia đình hoặc các mô hình kinh doanh không có nhu cầu huy động vốn rộng rãi từ công chúng.
• Nhược điểm: Khả năng huy động vốn bị hạn chế do không được phát hành cổ phiếu. Số lượng thành viên bị giới hạn ở con số 50.

• Công ty Cổ phần (CP): Yêu cầu tối thiểu 3 cổ đông sáng lập và không giới hạn số lượng tối đa. Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần.

• Ưu điểm: Đây là loại hình duy nhất được phép phát hành cổ phiếu, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho việc huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm cả các quỹ đầu tư mạo hiểm và công chúng. Việc chuyển nhượng cổ phần tương đối tự do, làm tăng tính thanh khoản cho khoản đầu tư của các cổ đông.
• Nhược điểm: Cấu trúc quản trị và vận hành phức tạp hơn, đòi hỏi phải tuân thủ nhiều quy định chặt chẽ của pháp luật về quản trị công ty, họp Đại hội đồng cổ đông, công bố thông tin.

Bảng so sánh loại hình TNHH và Cổ phần

1.2. Đặt Tên Công ty: Bài Toán Thương Hiệu và Pháp Lý

Tên công ty là tài sản vô hình đầu tiên và quan trọng nhất, là bộ mặt của thương hiệu trên thương trường. Việc đặt tên cần tuân thủ chặt chẽ các quy định của Luật Doanh nghiệp 7 và đồng thời phải là một quyết định chiến lược về thương hiệu.

Các quy định cấm:

• Đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký.
• Sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị - xã hội... mà không có sự chấp thuận.
• Sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Hướng dẫn 3 bước kiểm tra tên chiến lược:

1. Tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: Đây là bước bắt buộc để kiểm tra tính duy nhất của tên về mặt pháp lý.
2. Tra cứu sơ bộ nhãn hiệu tại Cục Sở hữu trí tuệ: Một cái tên có thể đăng ký kinh doanh được nhưng lại trùng với một nhãn hiệu đã được bảo hộ trong cùng lĩnh vực. Việc kiểm tra này giúp tránh các tranh chấp tốn kém về sở hữu trí tuệ sau này.
3. Kiểm tra sự sẵn có của tên miền (domain): Trong kỷ nguyên số, việc sở hữu tên miền ".vn" hoặc ".com" trùng với tên công ty là yếu tố sống còn để xây dựng nhận diện thương hiệu trực tuyến.

Lời khuyên từ chuyên gia: Các nhà sáng lập nên ưu tiên những cái tên ngắn gọn, dễ nhớ, dễ phát âm và không nên gắn liền tên với một ngành nghề cụ thể (ví dụ: "Công ty TNHH ABC" thay vì "Công ty TNHH Thực phẩm ABC"). Điều này tạo sự linh hoạt cho việc mở rộng lĩnh vực kinh doanh trong tương lai mà không cần phải đổi tên công ty.

1.3. Xác định Địa chỉ Trụ sở chính: Ảo hay Thật?

Địa chỉ trụ sở chính là địa chỉ liên lạc chính thức của doanh nghiệp với cơ quan nhà nước, đối tác và khách hàng. Pháp luật quy định địa chỉ này phải rõ ràng, xác định và không được đặt tại các căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể chỉ có chức năng để ở.

• Văn phòng vật lý: Mang lại sự uy tín, chuyên nghiệp và có không gian làm việc thực tế. Tuy nhiên, chi phí thuê, đặt cọc và vận hành ban đầu là một gánh nặng không nhỏ cho các startup.
• Văn phòng ảo (Virtual Office): Là một giải pháp tối ưu chi phí cho giai đoạn đầu. Doanh nghiệp có thể đăng ký một địa chỉ kinh doanh hợp pháp tại các tòa nhà văn phòng uy tín với chi phí thấp, đi kèm các dịch vụ như lễ tân, nhận thư từ. Đây là lựa chọn được pháp luật cho phép và ngày càng phổ biến.

1.4. Vốn Điều lệ: Không Chỉ Là Con Số - Trách Nhiệm Pháp Lý và Rủi Ro 2025

Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên/cổ đông đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty. Đây là một cam kết pháp lý nghiêm túc và là cơ sở để xác định tỷ lệ sở hữu cũng như trách nhiệm tài chính của mỗi người.

Cảnh báo quan trọng về Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025: Luật mới đã làm rõ và siết chặt hành vi bị nghiêm cấm là "Kê khai khống vốn điều lệ thông qua hành vi không góp đủ số vốn điều lệ như đã đăng ký mà không thực hiện đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ".1 Điều này có nghĩa là, nếu doanh nghiệp đăng ký một mức vốn nhưng không góp đủ trong thời hạn 90 ngày mà không làm thủ tục giảm vốn, hành vi này sẽ bị coi là vi phạm pháp luật và có thể dẫn đến các chế tài nghiêm khắc.

Xác định mức vốn hợp lý:

• Năng lực tài chính thực tế: Mức vốn đăng ký phải phù hợp với khả năng tài chính của các nhà sáng lập.
• Quy mô và nhu cầu kinh doanh: Vốn cần đủ để trang trải các chi phí vận hành ban đầu (thuê văn phòng, lương, marketing...) cho đến khi có dòng tiền.
• Uy tín với đối tác: Một mức vốn điều lệ quá thấp có thể làm giảm uy tín của doanh nghiệp khi tham gia đấu thầu hoặc ký kết các hợp đồng lớn.
• Ngành nghề kinh doanh có điều kiện: Một số ngành nghề (như kinh doanh bất động sản, dịch vụ tài chính) yêu cầu một mức vốn tối thiểu (vốn pháp định).
• Nghĩa vụ thuế môn bài: Mức vốn điều lệ ảnh hưởng trực tiếp đến lệ phí môn bài phải nộp hàng năm từ năm thứ hai trở đi 8:
• Vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 VNĐ/năm.
• Vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 VNĐ/năm.

1.5. Đăng ký Ngành, Nghề Kinh doanh

Doanh nghiệp có quyền kinh doanh các ngành, nghề mà pháp luật không cấm.7 Khi đăng ký, cần tra cứu và ghi mã ngành kinh tế cấp 4 theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg.

Lưu ý đặc biệt: Đối với các ngành, nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp chỉ được phép hoạt động khi đã đáp ứng đủ các điều kiện đó (ví dụ: có giấy phép con, chứng chỉ hành nghề của người quản lý, giấy chứng nhận đủ điều kiện về PCCC, an ninh trật tự...).

1.6. Lựa chọn Người Đại diện theo Pháp luật

Người đại diện theo pháp luật là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách là nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án.

Một công ty có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty sẽ quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của từng người. Đây là vị trí nắm giữ trách nhiệm pháp lý cao nhất, do đó cần được lựa chọn cẩn thận từ những người sáng lập có uy tín và am hiểu pháp luật.

1.7. Thỏa thuận Giữa các Nhà Sáng lập: "Bản Hợp đồng Tiền Hôn nhân" của Startup

Đây là bước đi thường bị bỏ qua nhưng lại là yếu tố quyết định sự tồn tại của startup khi có xung đột xảy ra. "Hợp đồng trước đăng ký doanh nghiệp", được quy định tại Điều 18 Luật Doanh nghiệp 7, là một thỏa thuận văn bản giữa các nhà sáng lập để thống nhất các vấn đề cốt lõi trước khi công ty chính thức ra đời.

Checklist các điều khoản cần có:

• Tên công ty, địa chỉ, ngành nghề dự kiến.
• Vốn điều lệ và tỷ lệ góp vốn chi tiết của từng người.
• Thời hạn và phương thức góp vốn.
• Phân công vai trò, chức danh quản lý (CEO, CFO, CTO...).
• Quyền và nghĩa vụ của mỗi thành viên.
• Cơ chế ra quyết định cho các vấn đề quan trọng (tỷ lệ biểu quyết).
• Nguyên tắc phân chia lợi nhuận và xử lý lỗ.
• Điều khoản giải quyết tranh chấp (hòa giải, trọng tài hay tòa án).
• Điều khoản về việc rút vốn, chuyển nhượng vốn và định giá công ty trong các trường hợp đó.

Việc lập một thỏa thuận chi tiết sẽ giúp giảm thiểu tối đa các tranh chấp nội bộ, vốn là một trong những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến sự thất bại của các startup.

Quy Trình 5 Bước Thành Lập Doanh Nghiệp Chi Tiết 2025

Sau khi đã hoàn tất các quyết định chiến lược, quy trình đăng ký doanh nghiệp sẽ được thực hiện theo các bước pháp lý cụ thể. Với việc áp dụng Nghị định 168/2025/NĐ-CP, quy trình này ngày càng được số hóa để trở nên thuận tiện và minh bạch hơn.3

Bước 1: Soạn Thảo và Chuẩn Bị Hồ Sơ

Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác là yếu tố tiên quyết để quy trình diễn ra suôn sẻ. Các biểu mẫu phải được sử dụng theo quy định mới nhất tại Thông tư 68/2025/TT-BTC.12

Checklist hồ sơ cơ bản:

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Theo mẫu quy định.
2. Điều lệ công ty: Đây là "bộ luật" nội bộ của công ty. Các startup không nên chỉ sử dụng mẫu có sẵn trên mạng mà cần tùy chỉnh các điều khoản quan trọng về quản trị, chuyển nhượng vốn, giải quyết tranh chấp để phù hợp với thỏa thuận của các nhà sáng lập.
3. Danh sách thành viên (đối với Công ty TNHH 2+ thành viên) hoặc Danh sách cổ đông sáng lập (đối với Công ty Cổ phần).
4. Bản sao hợp lệ các giấy tờ pháp lý của cá nhân:

• Căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực đối với thành viên/cổ đông là cá nhân.
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương đối với thành viên/cổ đông là tổ chức, cùng với giấy tờ pháp lý của người đại diện theo ủy quyền của tổ chức.

1. Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật).

Bước 2: Nộp Hồ Sơ Đăng ký Doanh nghiệp

Hiện nay, việc nộp hồ sơ chủ yếu được thực hiện qua hình thức trực tuyến tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

• Quy trình nộp trực tuyến:

1. Tạo tài khoản đăng ký kinh doanh trên Cổng thông tin.
2. Nhập thông tin doanh nghiệp theo hướng dẫn.
3. Tải lên các tài liệu đã scan (định dạng PDF).
4. Ký xác thực hồ sơ bằng chữ ký số công cộng hoặc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh.
5. Thanh toán lệ phí nhà nước trực tuyến.

• Lệ phí nhà nước:
• Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 VNĐ.13
• Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: Hiện tại đang được miễn phí khi nộp hồ sơ qua mạng.

Bước 3: Nhận Kết Quả

Theo quy định, thời gian xử lý hồ sơ là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.15

• Nếu hồ sơ hợp lệ: Doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận Đăng ký Doanh nghiệp (bản điện tử qua email và có thể nhận bản giấy tại Phòng Đăng ký kinh doanh).
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do và các nội dung cần sửa đổi, bổ sung. Doanh nghiệp cần chỉnh sửa và nộp lại hồ sơ theo yêu cầu.

Bước 4: Khắc Con Dấu Pháp Nhân

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu.

• Sự tự chủ đi kèm trách nhiệm: Doanh nghiệp không còn phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh như trước đây. Tuy nhiên, sự tự do này cũng đặt ra một rủi ro tiềm ẩn về việc lạm dụng hoặc làm giả con dấu. Để quản trị rủi ro này, ngay sau khi thành lập, doanh nghiệp nên ban hành một Quy chế Quản lý và Sử dụng Con dấu nội bộ. Quy chế này cần quy định rõ ai là người được giữ dấu, quy trình đóng dấu lên văn bản, và thủ tục bàn giao con dấu để đảm bảo tính pháp lý và tránh các tranh chấp phát sinh.

Bước 5: Công Bố Nội Dung Đăng ký Doanh nghiệp

Đây là một nghĩa vụ bắt buộc. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty phải thực hiện thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.16 Thủ tục này thường được thực hiện đồng thời với việc nộp hồ sơ đăng ký và thanh toán phí.

Kích Hoạt Vận Hành - Checklist 8 Việc Bắt Buộc Phải Làm Sau Khi Có Giấy Phép

Việc nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới chỉ là sự khởi đầu. Giai đoạn ngay sau đó là thời điểm quan trọng để hoàn tất các thủ tục "kích hoạt" doanh nghiệp đi vào vận hành hợp pháp. Bỏ sót bất kỳ bước nào trong checklist này có thể dẫn đến các khoản phạt hành chính không đáng có. Các bước được sắp xếp theo một trình tự logic để đảm bảo hiệu quả.

3.1. Treo Biển Hiệu Công ty tại Trụ sở

Đây là việc cần làm ngay lập tức. Biển hiệu phải được gắn tại trụ sở chính, có ghi đầy đủ tên công ty và mã số thuế. Việc không treo biển có thể bị phạt hành chính và thậm chí là bị cơ quan thuế khóa mã số thuế.16

3.2. Mở Tài khoản Ngân hàng Doanh nghiệp

Tài khoản ngân hàng là công cụ bắt buộc để thực hiện các nghĩa vụ tài chính với nhà nước và giao dịch với đối tác.

• Thủ tục: Người đại diện theo pháp luật mang Giấy chứng nhận ĐKDN và con dấu (nếu có) đến ngân hàng để làm thủ tục.
• Tầm quan trọng: Mọi giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải được thực hiện qua hình thức chuyển khoản ngân hàng để hóa đơn GTGT đầu vào được coi là hợp lệ và được khấu trừ thuế.

3.3. Mua Chữ ký số (USB Token)

Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương con dấu và chữ ký của người đại diện. Đây là công cụ không thể thiếu để:

• Nộp tờ khai thuế qua mạng.
• Nộp thuế điện tử.
• Kê khai bảo hiểm xã hội điện tử.
• Ký và phát hành hóa đơn điện tử.

3.4. Kê khai và Nộp Lệ phí Môn bài

• Nộp tờ khai: Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau năm thành lập.16
• Chính sách miễn giảm: Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp thành lập mới được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên (tính theo năm dương lịch).9
• Mức đóng từ năm thứ hai:

• Vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 VNĐ/năm.
• Vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 VNĐ/năm.

3.5. Nộp Hồ sơ Kê khai Thuế Ban đầu

Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày cấp phép, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ khai thuế ban đầu cho Chi cục Thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ bao gồm các quyết định bổ nhiệm giám đốc, kế toán trưởng, đăng ký hình thức kế toán....16

3.6. Đăng ký Phương pháp tính Thuế GTGT

Doanh nghiệp có hai lựa chọn:

• Phương pháp khấu trừ: Áp dụng cho các doanh nghiệp có hoạt động mua bán thường xuyên, cho phép khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Hóa đơn xuất ra là hóa đơn GTGT (hóa đơn đỏ).
• Phương pháp trực tiếp: Áp dụng cho các doanh nghiệp có doanh thu thấp hoặc kinh doanh các mặt hàng đặc thù. Thuế GTGT được tính trực tiếp trên doanh thu. Hóa đơn xuất ra là hóa đơn bán hàng.
  Việc lựa chọn phương pháp nào sẽ ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế và cả đối tác khách hàng, do đó cần được cân nhắc kỹ lưỡng.

3.7. Đăng ký và Phát hành Hóa đơn Điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, 100% doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.16 Doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, làm thủ tục thông báo phát hành với cơ quan thuế trước khi chính thức sử dụng.

3.8. Đăng ký Tham gia Bảo hiểm Xã hội (BHXH) lần đầu

Khi doanh nghiệp ký hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên với nhân viên đầu tiên, trong vòng 30 ngày, doanh nghiệp phải làm thủ tục đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu cho người lao động tại cơ quan BHXH.16

• Cập nhật chính sách BHXH 2025: Luật Bảo hiểm xã hội (sửa đổi) có hiệu lực từ 01/07/2025 mang đến nhiều thay đổi, ví dụ như điều kiện hưởng lương hưu (đóng đủ 15 năm) và các quy định về rút BHXH một lần.18 Doanh nghiệp cần nắm rõ để tư vấn và đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
• Tỷ lệ đóng (tham khảo): Tổng cộng doanh nghiệp đóng khoảng 21.5-22% và người lao động đóng 10.5% trên quỹ lương đóng BHXH.20

Tổng Quan Tài Chính - Dự Toán Chi Phí Thành Lập và Vận Hành Doanh Nghiệp 2025

Lập kế hoạch tài chính chính xác là yếu tố sống còn của một startup. Việc hiểu rõ các khoản chi phí bắt buộc và chi phí vận hành ban đầu sẽ giúp các nhà sáng lập chuẩn bị ngân sách một cách chủ động, tránh rơi vào tình trạng thiếu hụt dòng tiền.

Việc tự thực hiện thủ tục có thể tiết kiệm chi phí dịch vụ ban đầu, nhưng lại tiềm ẩn rủi ro về thời gian (do phải đi lại, sửa hồ sơ nhiều lần) và các sai sót pháp lý không đáng có. Sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp, mặc dù có chi phí cao hơn, nhưng đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng và giúp nhà sáng lập tiết kiệm "chi phí cơ hội" để tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Dưới đây là bảng dự toán các chi phí tối thiểu mà một startup cần chuẩn bị:

Bảng Dự Toán Chi Phí Tối Thiểu Để Thành Lập và Vận Hành Doanh Nghiệp Năm 2025

Bảng này cung cấp một cái nhìn tổng quan, minh bạch, giúp các nhà sáng lập phân biệt rõ đâu là chi phí bắt buộc và đâu là chi phí đầu tư cho sự tiện lợi và an toàn pháp lý. Nó không chỉ là thông tin mà còn là một công cụ lập kế hoạch tài chính thực tế, thể hiện sự minh bạch và xây dựng lòng tin.21

Các Nghĩa Vụ Thuế và Kế Toán Cốt Lõi Cho Doanh Nghiệp Mới

Tổ chức bộ máy kế toán và tuân thủ các quy định về thuế là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc ngay sau khi thành lập. Việc lơ là công tác này có thể dẫn đến những khoản phạt và truy thu thuế rất lớn.

5.1. Thuế Môn Bài

Như đã đề cập, doanh nghiệp mới thành lập được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên. Từ năm thứ hai trở đi, hạn nộp là ngày 30/01 hàng năm, với mức đóng phụ thuộc vào vốn điều lệ.9

5.2. Thuế Giá trị Gia tăng (GTGT)

Doanh nghiệp phải thực hiện kê khai thuế GTGT theo tháng hoặc theo quý (đối với doanh nghiệp có doanh thu năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống). Hạn nộp tờ khai theo tháng là ngày 20 của tháng tiếp theo, và theo quý là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.

5.3. Thuế Thu nhập Doanh nghiệp (TNDN)

• Cách tính: Doanh nghiệp tạm nộp thuế TNDN theo từng quý và thực hiện quyết toán vào cuối năm tài chính.
• Cập nhật mức thuế suất 2025:

• Mức thuế suất phổ thông hiện hành là 20%.24
• Điểm mới quan trọng: Theo Luật Thuế TNDN sửa đổi có hiệu lực từ 01/10/2025, dự kiến sẽ có các mức thuế suất ưu đãi dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, cụ thể 25:

• Thuế suất 15% cho doanh nghiệp có tổng doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng.
• Thuế suất 17% cho doanh nghiệp có tổng doanh thu năm từ trên 3 tỷ đến không quá 50 tỷ đồng.
• Ngoài ra, một số lĩnh vực đặc thù như khai thác tài nguyên quý hiếm có thể áp dụng mức thuế suất cao hơn, từ 32% - 50%.24

5.4. Thuế Thu nhập Cá nhân (TNCN)

Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của người lao động trước khi chi trả và nộp thay cho người lao động. Việc kê khai thuế TNCN được thực hiện cùng với tờ khai thuế GTGT (theo tháng hoặc quý).

5.5. Lựa chọn giữa Kế toán nội bộ và Dịch vụ Kế toán ngoài

• Kế toán nội bộ (In-house): Phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, nghiệp vụ phức tạp. Tuy nhiên, chi phí cho một kế toán viên toàn thời gian (lương, bảo hiểm, phúc lợi) là rất cao đối với một startup.
• Dịch vụ Kế toán ngoài (Outsource): Là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp mới thành lập. Với một khoản chi phí hợp lý (thường chỉ bằng 1/10 so với thuê nhân viên), doanh nghiệp sẽ có một đội ngũ chuyên gia chịu trách nhiệm toàn bộ về sổ sách, báo cáo thuế, đảm bảo tuân thủ đúng quy định và được tư vấn kịp thời.

Lựa Chọn Luật sư Đồng Hành - Tại Sao Dịch Vụ Tư Vấn Chuyên Nghiệp Là Một Khoản Đầu Tư, Không Phải Chi Phí?

Trên hành trình khởi nghiệp, việc cố gắng tự mình giải quyết mọi vấn đề có thể dẫn đến những sai lầm đáng tiếc, đặc biệt là trong lĩnh vực pháp lý. Những rủi ro mà startup thường gặp khi tự làm thủ tục bao gồm: sai sót trong hồ sơ dẫn đến việc bị trả lại nhiều lần, bỏ lỡ các thời hạn quan trọng gây ra các khoản phạt, không cập nhật các quy định pháp luật mới nhất, và đặc biệt là soạn thảo một bản điều lệ lỏng lẻo, tạo mầm mống cho các tranh chấp nội bộ sau này.

Hợp tác với một công ty luật chuyên nghiệp không nên được xem là một khoản chi phí, mà là một khoản đầu tư chiến lược vào sự an toàn và bền vững của doanh nghiệp.

Lợi ích của việc hợp tác với chuyên gia pháp lý:

• Tiết kiệm thời gian và công sức: Giải phóng nhà sáng lập khỏi các thủ tục hành chính phức tạp để tập trung toàn lực vào việc phát triển sản phẩm, tìm kiếm khách hàng và xây dựng thị trường.
• Đảm bảo tính pháp lý và chính xác: Với sự am hiểu sâu sắc các quy định mới nhất của năm 2025, các luật sư đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng, chính xác, giúp doanh nghiệp tránh mọi rủi ro về phạt vi phạm hành chính.
• Tư vấn chiến lược sâu sắc: Ngoài việc hoàn thành thủ tục, một công ty luật uy tín sẽ tư vấn về cách cấu trúc vốn, xây dựng điều lệ công ty để bảo vệ tối đa quyền lợi của các nhà sáng lập, và dự phòng các kịch bản tranh chấp có thể xảy ra.
• Hệ sinh thái hỗ trợ toàn diện: Các công ty luật lớn thường có một mạng lưới đối tác tin cậy về kế toán, thuế, văn phòng ảo, sở hữu trí tuệ... sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động.

Giải pháp từ Công ty Luật LHD - Được thiết kế cho từng giai đoạn của Startup:

Với 20 năm kinh nghiệm, đã tư vấn thành công cho hơn 6.890 doanh nghiệp và được các tổ chức uy tín như Legal500 và Hg.org công nhận, LHD Law Firm mang đến các giải pháp được thiết kế riêng, thay vì các gói dịch vụ cứng nhắc.

• Giải pháp "Khởi Sự Nhanh Gọn": Dành cho các startup cần hoàn tất thủ tục pháp lý cơ bản (Giấy phép, con dấu, mã số thuế) một cách nhanh chóng và chính xác nhất để bắt đầu hành trình.
• Giải pháp "Vận Hành Toàn Diện": Dành cho các nhà sáng lập muốn một giải pháp trọn gói, bao gồm cả kê khai thuế ban đầu và phát hành hóa đơn, giúp doanh nghiệp sẵn sàng đi vào hoạt động và tạo ra doanh thu ngay lập tức.
• Giải pháp "Đối Tác Chiến Lược": Gói dịch vụ cao cấp nhất, bao gồm văn phòng ảo, quản lý hành chính và tư vấn pháp lý hàng tháng. Đây là giải pháp "all-in-one" giúp nhà sáng lập hoàn toàn gạt bỏ các gánh nặng về thủ tục để tập trung 100% vào sản phẩm và thị trường.

Lời Khuyên Từ Chuyên Gia 

Thành lập một công ty là một cột mốc đáng tự hào, nhưng đó mới chỉ là vạch xuất phát. Để xây dựng một doanh nghiệp thành công và bền vững, các nhà sáng lập cần ghi nhớ những nguyên tắc cốt lõi:

1. Vốn điều lệ là một cam kết pháp lý nghiêm túc: Đừng đăng ký một con số vượt quá khả năng thực tế. Việc không góp đủ vốn mà không điều chỉnh có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng theo luật mới.
2. Điều lệ công ty là "hiến pháp" của doanh nghiệp: Hãy đầu tư thời gian và trí tuệ để xây dựng một bản điều lệ chặt chẽ, đây là công cụ bảo vệ bạn và các đồng sáng lập khỏi những tranh chấp trong tương lai.
3. Tuân thủ sau thành lập quan trọng hơn cả quá trình thành lập: Việc bỏ sót các nghĩa vụ về thuế, kế toán, bảo hiểm xã hội là nguyên nhân phổ biến dẫn đến các khoản phạt không đáng có.
4. Tên công ty là tài sản thương hiệu: Hãy lựa chọn một cái tên có tầm nhìn dài hạn, có khả năng bảo hộ nhãn hiệu và sở hữu tên miền tương ứng.
5. Đừng ngần ngại tìm kiếm sự trợ giúp chuyên nghiệp: Một khoản đầu tư nhỏ vào tư vấn pháp lý ban đầu có thể giúp bạn tiết kiệm những khoản chi phí khổng lồ và tránh được những rủi ro pháp lý trong tương lai.

Hành trình khởi nghiệp đầy thách thức nhưng cũng vô cùng xứng đáng. Việc xây dựng một nền móng pháp lý vững chắc ngay từ đầu sẽ là bệ phóng an toàn nhất cho những bước tiến xa của doanh nghiệp bạn.

Để nhận được sự tư vấn chuyên sâu và xây dựng một nền móng pháp lý vững chắc cho doanh nghiệp của bạn, hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia của LHD Law Firm ngay hôm nay.

Thông tin liên hệ:

• TP. Hồ Chí Minh: 60 Nguyễn Văn Thủ, Phường Tân Định. ☎ 02822446739
• Hà Nội: 36 Hoàng Cầu, Phường Ô Chợ Dừa. ☎ 02422612929
• Đà Nẵng: ☎ 02366532929
• Zalo tư vấn nhanh: 0935132382
• Email: all@lhdfirm.com