Trước khi đi vào các công việc cụ thể, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch rõ ràng về các bước chuẩn bị như xác định ngành nghề kinh doanh phù hợp, chuẩn bị các hồ sơ pháp lý, và lựa chọn các dịch vụ hỗ trợ như thành lập doanh nghiệp, kế toán, luật pháp. Đây chính là tiền đề để mọi công việc sau này diễn ra thuận lợi và đúng quy trình.

1. Hoàn tất thủ tục pháp lý cần thiết sau khi thành lập doanh nghiệp

Chúng ta bắt đầu với việc xác nhận các thủ tục pháp lý bắt buộc như:

a. Đăng ký và xin cấp giấy phép kinh doanh

Sau khi doanh nghiệp được cấp giấy phép kinh doanh, đây là bước căn bản để tiến hành hoạt động hợp pháp. Trong công việc này, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ như giấy đề nghị đăng ký kinh doanh, điều lệ công ty, danh sách thành viên, vốn điều lệ… Trong đó, việc chọn đúng mã ngành nghề kinh doanh phù hợp cũng đóng vai trò rất quan trọng để tránh rắc rối pháp lý sau này.

b. Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

Việc mở tài khoản ngân hàng không chỉ giúp thực hiện các giao dịch tài chính một cách minh bạch, đúng quy định của pháp luật mà còn liên quan trực tiếp đến việc kê khai thuế, nộp thuế điện tử, và quản lý dòng tiền hiệu quả. Từ ngày 01/07/2025, các doanh nghiệp cần mở và sử dụng tài khoản ngân hàng để chuyển khoản các khoản thuế, chi phí, và các giao dịch khác, đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro pháp lý.

c. Làm con dấu và đăng ký mẫu dấu

Hầu hết các doanh nghiệp đều cần có con dấu để đóng vào các hồ sơ, hợp đồng, và giao dịch chính thức. Theo quy định mới, từ ngày 01/07/2025, việc sử dụng con dấu hoặc chữ ký điện tử để xác nhận các thủ tục hành chính được đẩy mạnh, giúp doanh nghiệp dễ dàng và chủ động hơn trong các hoạt động thương mại.

d. Mua chữ ký số và đăng ký nộp thuế điện tử

Chữ ký số là phương tiện không thể thiếu để thực hiện các tờ khai thuế qua mạng, nộp hồ sơ trực tuyến hay ký các tài liệu điện tử. Do đó, ngay khi có giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp cần chuẩn bị mua chữ ký số và đăng ký dịch vụ nộp thuế điện tử để tránh bị chậm trễ hoặc xử phạt trong quá trình hoạt động.

2. Các thủ tục thuế phải hoàn tất ngay sau khi doanh nghiệp đi vào hoạt động

a. Khai thuế môn bài

Điểm quan trọng không thể bỏ qua chính là khai và nộp thuế môn bài đúng hạn. Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, mức lệ phí môn bài tùy theo vốn điều lệ và quy mô doanh nghiệp. Đáng chú ý, từ năm 2025 trở đi, chính sách miễn lệ phí môn bài cho doanh nghiệp mới thành lập trong năm đầu và không còn thu lệ phí từ 1/2026, giúp giảm bớt gánh nặng tài chính ban đầu cho doanh nghiệp mới.

b. Chọn phương pháp kê khai thuế GTGT – khấu trừ hay trực tiếp

Sau khi đã hoàn tất các thủ tục pháp lý, doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp kê khai thuế GTGT phù hợp. Phương pháp khấu trừ yêu cầu sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng, đòi hỏi doanh nghiệp có hóa đơn đầu ra và đầu vào để khấu trừ thuế, trong khi phương pháp trực tiếp phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, không sử dụng hóa đơn GTGT.

c. Kê khai thuế TNCN và TNDN

Xác định kỳ kê khai phù hợp gồm tháng hoặc quý, dựa trên quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Đặc biệt, các doanh nghiệp mới thành lập có thể lựa chọn kê khai theo quý để giảm bớt thủ tục, nhưng cần chú ý đúng hạn và chính xác trong khai báo để tránh bị phạt.

3. Lựa chọn hóa đơn phù hợp cho doanh nghiệp mới

Việc sử dụng hóa đơn phù hợp không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thanh toán, khấu trừ thuế và kiểm soát tài chính. Từ năm 2025, các doanh nghiệp cần dựa vào phương pháp kê khai thuế đã chọn để xác định loại hóa đơn cần sử dụng, ví dụ như hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn trực tiếp.

a. Hóa đơn GTGT hay hóa đơn tự in, đặt in

• Hóa đơn điện tử: phù hợp với doanh nghiệp sử dụng phương pháp khấu trừ, giúp tiết kiệm chi phí in ấn, quản lý dễ dàng qua phần mềm và liên thông điện tử với cơ quan thuế.
• Hóa đơn giấy có giá trị lớn từ 5 triệu hay 20 triệu trở lên bắt buộc phải chuyển khoản để được khấu trừ, phù hợp với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn truyền thống hoặc in riêng.

b. Lựa chọn hóa đơn phù hợp theo chiến lược doanh nghiệp

Điều này tuỳ thuộc vào quy mô, ngành nghề kinh doanh và chiến lược quản lý tài chính của doanh nghiệp, và cần được tham khảo ý kiến của kế toán hoặc luật sư để phù hợp nhất.

4. Các công tác xây dựng hệ thống sổ sách và chứng từ kế toán

Khi doanh nghiệp bắt đầu vận hành, việc xây dựng sổ sách kế toán đầy đủ, đúng quy định, đồng thời lưu trữ các chứng từ hợp lý là điều kiện bắt buộc để đảm bảo minh bạch và tiện kiểm tra. Các doanh nghiệp nên tìm đến dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để hỗ trợ thiết lập hệ thống sổ sách phù hợp với quy định pháp luật mới nhất.

5. Phối hợp với các đơn vị hỗ trợ pháp lý và tài chính

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp mới cần hợp tác làm việc với các dịch vụ thành lập doanh nghiệp, luật sư, kế toán, ngân hàng, các tổ chức bảo hiểm xã hội, và các liên đoàn lao động…để đảm bảo tường minh trong các vấn đề pháp lý, tài chính và chính sách cho doanh nghiệp.